SEF-årsrapport-2024 - Flipbook - Side 54
Ledelsesberetning
Indstillingen til bestyrelsen skal indeholde denne
redegørelse, og bestyrelsens vurdering heraf skal
indgå skriftligt i protokollen fra det bestyrelsesmøde,
hvor den konkrete uddeling behandles.
5.
Alle indkøb til projektet og brug af underleverandører skal ske på markedsmæssige vilkår og til
markedspriser.
6.
Projektet skal gennemføres i overensstemmelse
med den til enhver tid gældende lovgivning.
7.
Der må ikke ske en over昀椀nansiering, og uddelingsmodtager skal sikre, at udgifterne ikke overstiger, hvad der er nødvendigt og rimeligt for at
gennemføre projektet.
8.
Uddelingsmodtager skal ved kommunikation og
markedsføring vedrørende projektet tydeliggøre,
at projektet er realiseret på baggrund af en uddeling fra Fonden Sydfyns Elforsyning.
9.
Der skal ske afrapportering til fondens bestyrelse
(speci昀椀ceret for den enkelte uddeling).
Uddelinger skal fremgå af årsregnskabet som uddeling
i overskudsdisponering under resultatopgørelsen.
Der udarbejdes årligt en fortegnelse (legatarfortegnelse) over modtagere af uddelinger fra Fonden, som
indsendes til Erhvervsstyrelsen. Legatarfortegnelsen o昀昀entliggøres sammen med årsrapporten, medmindre bestyrelsen beslutter at legatarfortegnelsen
indsendes til Erhvervsstyrelsen som et selvstændigt
dokument.
Bestyrelsen kan samtidig med beslutning om uddeling, bemyndige direktøren og/eller sekretariatet til
at forestå og udmønte uddelingen, herunder til at
underskrive donationsbrev og forestå den løbende
kontrol og evaluering af projektet.
Årlig gennemgang og godkendelse:
Denne uddelingspolitik er godkendt af Fondens
bestyrelsen den 25. januar 2024, og gennemgås
og evalueres en gang årligt i bestyrelsen.
Evaluering og kontrol:
For hver uddeling skal der udarbejdes et uddelingsbrev til uddelingsmodtager, som indeholder Fondens
betingelser for uddelingen. De grundlæggende
betingelser er:
1.
54
Projektet/aktiviteten skal gennemføres i
overensstemmelse med den beskrivelse, som
er forelagt for bestyrelsen som baggrund for
uddelingen.
2.
Beløbet er et maksimum beløb, og fonden er ikke
ansvarlig for, hvis projektet bliver dyrere end forventet. Uddelingsmodtager er dermed forpligtet
til at rest昀椀nansiere projektet, hvis fondens
midler ikke dækker de fulde omkostninger.
3.
Afholdte udgifter skal dokumenteres skriftligt.
4.
Eventuelt overførte beløb, som ikke modsvarer
en faktisk udgift til projektet, skal tilbagebetales
til fonden.
Derudover kan der forekomme speci昀椀kke betingelser
for et projekt, herunder særlige forudsætninger for
bestyrelsens uddeling til det konkrete projekt.
Udbetaling sker som udgangspunkt i takt med
uddelingsmodtagers dokumentation for afholdelse
af faktiske udgifter, medmindre bestyrelsen
godkender andet.
Beretning
